Les postes d’une bourse aux jeux
Une bourse en dépôt-vente se joue en trois temps, et chaque temps a ses postes :
- le matin, le dépôt : accueil et file d’attente, dépôt (contrôle des jeux et des pièces d’identité, registre), étiquetage et mise en rayon ;
- l’après-midi, la vente : conseil en rayon, caisse, surveillance ;
- en fin de journée, la restitution : remise de l’argent et des invendus, rangement.
Un coordinateur, qui ne tient aucun poste, fait le lien : il remplace, répond aux questions, décide en cas de litige.
Combien de bénévoles prévoir ?
Les besoins dépendent du nombre de déposants et de visiteurs. Ces ordres de grandeur, pour une bourse d’une journée, sont à ajuster après la première édition :
- au dépôt : un poste traite 10 à 15 déposants par heure s’ils arrivent avec leur liste déjà prête, deux fois moins s’il faut tout saisir sur place. Pour 80 déposants sur 3 heures, prévoyez 3 postes de dépôt, chacun tenu par 1 ou 2 bénévoles ;
- en rayon : 1 ou 2 bénévoles pour ranger, conseiller et garder un œil sur les jeux ;
- à la caisse : une caisse pour 40 à 60 ventes par heure ; deux caisses dès que la file dépasse cinq personnes ;
- à la restitution : un poste pour 20 à 30 déposants par heure, si tout est calculé à l’avance ;
- un coordinateur, toute la journée.
Au total, une bourse de 80 déposants mobilise souvent une douzaine de bénévoles, par roulements de 2 à 3 heures.
La fiche de chaque poste
Imprimez une fiche par poste et posez-la sur la table : un bénévole qui arrive à 14 h doit pouvoir s’y mettre en deux minutes.
Accueil
- Accueillir les déposants, vérifier qu’ils ont leur pièce d’identité et leurs jeux.
- Orienter vers le premier poste de dépôt libre.
- Rappeler les horaires de restitution et la règle pour les invendus non récupérés.
Dépôt
- Contrôler la pièce d’identité du déposant (sans la photographier).
- Faire remplir et signer sa ligne du registre des vendeurs.
- Vérifier chaque jeu : complet, propre, règles présentes. Refuser poliment ce qui ne respecte pas le règlement.
- Enregistrer les jeux (nom, état, prix) et donner un code à chacun.
- Remettre le récépissé au déposant.
Étiquetage et mise en rayon
- Coller une étiquette par jeu (code et prix), sans abîmer la boîte.
- Ranger par catégorie : enfants, famille, ambiance, experts, cartes.
- Signaler les jeux sans étiquette au coordinateur.
Caisse
- Retrouver chaque jeu par son code, son étiquette ou son nom.
- Annoncer le total, encaisser (espèces, carte, chèque), rendre la monnaie.
- Garder le fond de caisse à l’abri ; ne jamais laisser la caisse seule.
- En cas d’erreur, annuler la vente en notant le motif plutôt que de bricoler.
Surveillance
- Garder un œil sur les sacs et les poches ; vérifier qu’aucun jeu ne sort sans passer en caisse.
- Remettre en rayon les jeux déplacés.
Restitution
- Retrouver le déposant par son numéro ou son nom.
- Lui remettre ses invendus et l’argent de ses ventes, commission déduite.
- Lui faire signer la restitution, ou noter qui récupère ses jeux.
Recruter et garder ses bénévoles
- Recrutez par créneau, pas pour la journée : « 2 heures de caisse » attire plus que « toute la journée ».
- Formez en cinq minutes : avec un outil simple, la démonstration tient dans le temps d’un café.
- Prévoyez boissons et goûter : c’est le premier remerciement.
- Remerciez publiquement à la fin : sur les réseaux, à l’assemblée générale, avec le bilan chiffré.