Le principe du dépôt-vente
Dans une bourse aux jeux en dépôt-vente, l’association n’achète rien et ne possède rien. Chaque déposant confie ses jeux avec un prix de vente ; l’association les présente, les vend pour son compte, et lui reverse le produit de ses ventes moins une commission. Ce qui n’est pas vendu lui est rendu.
C’est la formule la plus courante, parce qu’elle a trois avantages : aucun stock à financer, des déposants motivés (ils fixent leur prix), et une recette pour l’association, la commission, sans aucun risque.
Elle demande en revanche de la rigueur : savoir à tout moment à qui appartient chaque jeu, combien il a été vendu, et combien rendre à chacun. C’est là que la plupart des bourses passent leurs soirées sur un tableur.
Deux mois avant : la date, le lieu, le règlement
Choisir la date
Évitez les week-ends déjà chargés dans votre commune (vide-greniers, fêtes d’école) et les vacances scolaires si votre public est familial. Les bourses de l’automne, de mi-octobre à début décembre, profitent de la période des cadeaux. Une bourse accolée à un festival de jeux bénéficie de son public, à condition de vérifier avec ses organisateurs que la déclaration du festival couvre bien la vente (voir notre guide la réglementation d’une bourse aux jeux).
Prévoyez la journée en trois temps : le dépôt le matin (ou la veille), la vente l’après-midi, la restitution en fin de journée. Les déposants doivent pouvoir revenir chercher leur argent et leurs invendus à un horaire clair.
Trouver le lieu
Une salle des fêtes, un préau, une médiathèque : il faut de la place pour trois zones bien séparées (dépôt, vente, restitution), des tables pour présenter les jeux par catégorie, et un coin au calme pour la caisse. Pensez au réseau : beaucoup de salles en sous-sol captent mal. Un outil qui fonctionne hors ligne vous évitera la panne à 15 h.
Écrire le règlement
Le règlement protège tout le monde. Il précise au minimum :
- qui peut déposer (particuliers, et éventuellement associations ou professionnels) et le nombre maximum de jeux par déposant ;
- l’état exigé : jeux complets, propres, règles en français ; ce qui est refusé (jeux incomplets, puzzles non vérifiables, jeux vidéo…) ;
- la commission et les éventuels frais de dépôt (voir quelle commission choisir) ;
- les horaires de dépôt, de vente et de restitution ;
- ce que deviennent les jeux non récupérés à l’heure (souvent : donnés à une association après un délai) ;
- la responsabilité de l’association en cas de perte ou de vol, généralement limitée.
Un mois avant : les démarches obligatoires
Une bourse aux jeux est, juridiquement, une vente au déballage. Trois obligations en découlent, que nous détaillons dans des guides à part :
- Déclarer la vente en mairie au moins 15 jours avant, avec le formulaire Cerfa 13939 : voir déclarer une vente au déballage.
- Faire coter et parapher le registre des vendeurs avant la bourse, au commissariat ou, à défaut, à la mairie : voir le registre des vendeurs.
- Déposer le registre dans les 8 jours qui suivent la bourse.
Vérifiez aussi votre assurance : la responsabilité civile de l’association couvre-t-elle une manifestation ouverte au public, et les jeux confiés par les déposants ?
Trois semaines avant : la communication et les listes des déposants
Annoncez la bourse sur les réseaux de l’association, de la mairie, des ludothèques et boutiques de jeux du coin. Donnez les trois horaires (dépôt, vente, restitution) et le lien vers le règlement.
Le point qui change tout : demander aux déposants de préparer leur liste à l’avance. Un déposant qui arrive avec ses jeux déjà décrits (nom, état, prix) passe deux fois plus vite au dépôt. Avec BoardGameTag, il remplit sa liste sur son téléphone, sans compte, et elle tient dans un QR code que le bénévole scanne au dépôt.
Si vous limitez le nombre de déposants, ouvrez des créneaux de dépôt : la file d’attente du matin est le principal motif de mécontentement des bourses.
Une semaine avant : les bénévoles et le matériel
Comptez les bénévoles par poste : accueil, dépôt, mise en rayon, caisse, restitution, surveillance. Notre guide les bénévoles d’une bourse aux jeux donne des ordres de grandeur et les fiches de poste.
Le matériel :
- des tables et des nappes, des panneaux de catégories (famille, enfants, experts, ambiance, cartes) ;
- de quoi étiqueter : étiquettes imprimées avec un code par jeu, ou de simples post-its ;
- un fond de caisse en petites pièces et billets, et un terminal de paiement si vous acceptez la carte ;
- des téléphones ou tablettes chargés, des multiprises, et des sacs pour les acheteurs ;
- le registre des vendeurs coté et paraphé, et des stylos.
Le jour J : dépôt, vente, restitution
Le dépôt
Pour chaque déposant : on vérifie sa pièce d’identité, il remplit et signe sa ligne du registre, on contrôle chaque jeu (complet, en bon état), on lui attribue un numéro de déposant et un code par jeu (par exemple 12-3 : déposant 12, troisième jeu). Il repart avec un récépissé qui liste ses jeux.
La vente
Les jeux sont présentés par catégorie, l’étiquette bien visible. À la caisse, on retrouve chaque jeu par son code, on additionne, on encaisse, et le jeu passe en « vendu ». Plusieurs caisses accélèrent les après-midis chargés, à condition qu’elles partagent la même liste de jeux.
La restitution
En fin de journée, chaque déposant récupère ses invendus et l’argent de ses ventes, commission déduite. C’est le moment où les erreurs coûtent cher : un jeu vendu mais compté comme invendu, une addition fausse, et la confiance s’effrite. Faites signer chaque restitution.
La semaine d’après : le bilan et le registre
Dans les 8 jours, clôturez le registre et déposez-le là où votre préfecture l’indique. Faites le bilan : nombre de déposants, de jeux déposés et vendus, chiffre d’affaires, commission, frais. Gardez-le pour la prochaine édition et pour l’assemblée générale.
Enfin, notez ce qui a coincé : la file du matin, la caisse, les catégories. La deuxième édition est toujours plus simple que la première.