Ce qui rend la bourse d’un festival à part
Une bourse aux jeux de quartier accueille quelques dizaines de déposants. Celle d’un festival en reçoit souvent plus de cent, avec plusieurs centaines de jeux et un public de connaisseurs qui arrive dès l’ouverture pour dénicher la perle rare. Trois contraintes s’ajoutent :
- l’affluence : des files à la caisse, des visiteurs qui reviennent plusieurs fois ;
- des bénévoles qui tournent : celui qui tient la caisse à 14 h n’était pas là au briefing du matin ;
- le réseau : dans un hall plein, le wifi et la 4G saturent au pire moment.
Les démarches : la déclaration du festival suffit-elle ?
Le festival a sans doute déclaré une vente au déballage, ou obtenu une autorisation pour l’événement. Vérifiez avec ses organisateurs que cette déclaration couvre bien la vente de jeux d’occasion par des particuliers. Sinon, déclarez la bourse à part, au moins 15 jours avant (voir déclarer une vente au déballage).
Dans tous les cas, la bourse a besoin de son propre registre des vendeurs, coté et paraphé avant le festival : chaque déposant y remplit sa ligne au dépôt (voir le registre des vendeurs).
Faire passer les déposants vite
Le goulet d’étranglement d’une grosse bourse, c’est le dépôt. Trois leviers :
- Des listes préparées à l’avance : avec BoardGameTag, chaque déposant décrit ses jeux sur son téléphone avant de venir, sans compte ; au dépôt, le bénévole scanne son QR code, vérifie les jeux et valide. Une minute par déposant au lieu de cinq.
- Des créneaux de dépôt, annoncés avec la billetterie du festival.
- Une limite de jeux par déposant si la place manque, écrite dans le règlement.
Plusieurs caisses, une seule liste
Une seule caisse ne suffit pas un samedi après-midi. Avec BoardGameTag, chaque téléphone de bénévole devient une caisse : on retrouve un jeu par son code, par le QR de son étiquette ou par son nom, et toutes les caisses partagent la même liste de jeux. Un jeu vendu à la caisse 1 ne peut pas être revendu à la caisse 2.
Si le réseau tombe, les caisses continuent : chaque téléphone garde ses ventes et les envoie dès que la connexion revient.
Des bénévoles opérationnels en deux minutes
Les bénévoles d’un festival changent toutes les deux ou trois heures. Il faut qu’un nouveau venu comprenne l’écran tout de suite : un poste, un écran, un geste. Les bénévoles rejoignent la bourse en scannant un QR code, avec leur prénom, sans créer de compte. Voir aussi les bénévoles d’une bourse aux jeux.
Faire venir les visiteurs avec le catalogue en ligne
Les amateurs veulent savoir ce qu’ils vont trouver. Le catalogue public de la bourse liste tous les jeux en vente, leur état et leur prix, et se met à jour au fil des ventes. Partagez le lien sur les réseaux du festival, affichez son QR code à l’entrée du hall : la bourse devient une raison de venir.
La restitution, même tard le soir
À la fermeture, chaque déposant récupère ses invendus et l’argent de ses ventes. La somme à rendre est calculée en une seconde, commission déduite, et vous pouvez prévenir les déposants par mail avec le point sur leurs ventes avant qu’ils ne passent.